Kundenanfragen per E-Mail kosten jeden Tag Zeit. Oft ist die Antwort eigentlich klar, aber die richtigen Worte zu finden dauert. Mit diesem Prompt bekommst du in Sekunden einen freundlichen, sauberen Antwortentwurf, den du nur noch prüfen und abschicken musst.
Der Prompt
Kopiere den Prompt, ersetze die Angaben in eckigen Klammern und füge die Anfrage deines Kunden ein.
Du bist meine Assistentin für Kundenkommunikation.
Mein Unternehmen: [Branche und kurze Beschreibung, z. B. Malerbetrieb in Nürtingen]
Anrede: [Sie oder du]
Ton: freundlich, klar, persönlich, ohne Floskeln
Hier ist die Anfrage meines Kunden:
"""
[Anfrage einfügen]
"""
Das möchte ich antworten (Stichpunkte):
- [z. B. Termin für Besichtigung am Dienstag möglich]
- [z. B. Preis erst nach Besichtigung]
Schreibe eine Antwort-E-Mail mit Betreffzeile. Höchstens 120 Wörter.
Erfinde keine Preise, Termine oder Zusagen, die nicht in meinen Stichpunkten stehen.
Wenn dir Informationen fehlen, frag mich zuerst.
Warum dieser Prompt funktioniert
- Rolle und Unternehmen: Die KI weiß, für wen sie schreibt, und trifft den passenden Ton.
- Deine Stichpunkte: Du entscheidest, was inhaltlich in der Antwort steht. Die KI formuliert nur.
- Klare Grenzen: Der Satz „Erfinde keine Preise …“ verhindert, dass die KI etwas zusagt, was du nie gesagt hast.
- Rückfrage erlaubt: Fehlt etwas Wichtiges, fragt die KI nach, statt zu raten.
Mein Tipp
Lege dir den Prompt als Textbaustein ab, zum Beispiel in einer Notiz oder direkt in einem Projekt in ChatGPT oder Claude. Dann musst du jedes Mal nur noch die Anfrage und deine Stichpunkte einfügen.
Datenschutz nicht vergessen
Bevor du eine E-Mail in eine KI kopierst: Entferne Namen, Adressen, Telefonnummern und andere persönliche Daten deiner Kunden. Für die Antwort braucht die KI diese Angaben nicht. Mehr dazu findest du in meiner Lektion zu Datenschutz und Sicherheit.