Eine Rechnung ist offen, und du musst nachhaken. Zu streng willst du nicht klingen, schließlich möchtest du den Kunden behalten. Zu weich soll es aber auch nicht sein. Dieser Prompt hilft dir, den richtigen Ton zu treffen.
Der Prompt
Formuliere eine Zahlungserinnerung per E-Mail.
Mein Unternehmen: [Branche, z. B. Fotostudio]
Anrede: [Sie oder du]
Rechnungsnummer: [Nummer]
Rechnungsdatum: [Datum]
Betrag: [Betrag]
Fällig seit: [Datum]
Stufe: [freundliche Erinnerung / zweite Erinnerung / letzte Mahnung]
Beziehung zum Kunden: [z. B. langjähriger Stammkunde]
Vorgaben:
- Höflich und sachlich, kein Vorwurf.
- Hinweis, dass sich die E-Mail mit einer Zahlung überschnitten haben kann.
- Bitte um Zahlung bis [neues Datum].
- Bankverbindung als Platzhalter [IBAN] lassen.
- Höchstens 100 Wörter, mit Betreffzeile.
Erfinde keine Mahngebühren oder Zinsen.
So nutzt du ihn
- Stufe wählen: Bei der ersten Erinnerung bleibt der Ton ganz freundlich. Bei der zweiten wird er bestimmter, bei der letzten Mahnung deutlich.
- Beziehung angeben: Ob Stammkunde oder Neukunde verändert den Ton spürbar.
- Text prüfen: Kontrolliere Betrag, Datum und Rechnungsnummer immer selbst.
Warum keine Gebühren?
Ob und welche Mahngebühren oder Verzugszinsen du verlangen darfst, hängt vom Einzelfall ab. Das soll die KI nicht für dich entscheiden. Wenn du Gebühren berechnen willst, trag sie selbst ein oder frag deine Steuerberatung.
Mein Tipp
Lass dir gleich alle drei Stufen auf einmal schreiben: „Schreibe mir dazu auch die zweite Erinnerung und die letzte Mahnung.“ Dann hast du eine fertige Vorlage für die Zukunft und musst nur noch die Zahlen austauschen.